ツール : 最強メーラー、Gmailの恩恵にあずかる（前編）

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皆さんは仕事メールをどのように処理されていますか？Black and Greenこと私のビジネスメールの環境は、Gmailを導入したことで一気に効率が上がりました。既に使用されている方もおられるとは思いますが、ここでGmailの素晴らしさを前編/後編に渡って取り上げていきたいと思います。

まず、Gmailについてはこちらのサイトで詳細に取り上げられていますので、参考にしてください。なお、Gmailのアドレスをお持ちでない方は今すぐにこちらでの登録をお勧めします。

私のビジネスメールの環境ですが、Gmailサーバー経由で会社のメールにアクセスし、すべてのメールをGmailのサーバーに保管しています。最近追加された外部POP3へのアクセスが解禁になったことにより、こうした使い方が可能となりました。Gmailの設定 - アカウントの設定 - 別のアカウントからメールを受信で必要な情報を入力するだけでOKです。あとはGmailのサーバーが自動的に会社のサーバーに接続し、必要なメールをすべてダウンロードしてくれます。

さて、今回Gmailを使用することによるメリットを幾つかリストアップします。

Spamメールフィルター：毎日会社のメール宛てに数百件届くspamメールをどうするか、これが常に悩みの種でした。仕事柄移動していることが多いため、ノートPCを常に持ち歩き、時間があるたびにメールのチェックをしていたのですが、毎回spamメールをダウンロードする時間、データ通信コストなどにとても頭を悩ませていました。"新幹線の駅停車中の数分の間にメールを確認したい"、皆さんも同じ経験があるはずです。こんな時にspamメールに割く時間などないですよね。

このGmailを間にはさませることにより、Gmailの提供する超強力なspamフィルターが不必要なメールをすべてフィルタリングしてくれるため、こうした問題が一挙に解決しました。私のノートPCはGmailサーバーのほうにメール確認をするように設定をしています。これで目的のメールのみをダウンロードすることができるようになりました。

ブラウザーベースのUI：続いての大きな点はブラウザーからアクセスできる所です。万が一ノートPCがない状況でも、最寄りのビジネスセンターや公共のパソコンステーション等からメールチェックを行うことができます。ブラウザーとGmailサーバー間ではSSL通信でやり取りされていますので、セキュリティー面でも心配ありません。でも終わった後のログアウトは忘れずに。

大容量の添付ファイル："あのファイルを上司/先方に送らないといけない！"ということは多々あると思います。そんな時、手元に目的のファイルがなかったり、インターネット回線のスピードが貧弱なケースなどどうしますか？これもGmailが解決します。目的のファイルがGmailサーバー上にストアされていれば、そのメールをブラウザーから"転送"するだけで、サーバーから直接送ってくれるんです。"Willcomの回線が不安定だったり、切断されたりする"といったことにハラハラせずにすみますね。

携帯からのアクセスも可能に：先月10日より日本の携帯電話からのアクセスが可能となりました。これにより、iモード、EZweb、Yahoo！ケータイ端末から、Gmailの確認ができるようになりました。簡単なメールチェックは携帯から、必要な時だけノートPCから、というシーンの使い分けができます。

すべてが無料：それと忘れてはならないのは、このサービスがすべて無料で提供されているということです。現在1アカウントにつき2.8GBのストレージが割り当てられています。アカウントが存在する間はメールのバックアップ等を自動で行ってくれます。これを考えると、自分のノートPCのデータが破損したときなど、気持ちが少し救われるかもしれませんね。

こんな良いところばかりのGmailサービスですが、幾つか課題点も残されています。この辺りは次の"後編"で取り上げますので、お楽しみに。